Conformité à la partie 11 du titre 21 du CFR pour la surveillance environnementale : fonctions logicielles ou procédures d'exploitation
La première vague a porté sur la partie 11 du titre 21 du CFR de la FDA, en 1997.
La suivante a mis l'accent sur les principes des bonnes pratiques de distribution (BDP). Les principales normes comprennent :
- Pharmacopée des États-Unis (USP)
- Chapitre général USP <1079> : Bonnes pratiques de stockage et d'expédition
- Chapitre général USP <1083> : Bonnes pratiques de distribution — intégrité de la chaîne d'approvisionnement
- Agence européenne des médicaments (EMA)
- Lignes directrices relatives aux bonnes pratiques de distribution des médicaments à usage humain
- Directive 92/25/CEE
- Organisation mondiale de la santé (OMS)
- Bonnes pratiques de distribution des produits pharmaceutiques, TRS n° 957, annexe 5 (2010)
- Exigences types relatives au stockage et au transport des produits pharmaceutiques sensibles à la durée et à la température, TRS n° 961, annexe 9 (2011)
L'attention réglementaire s'est ensuite portée sur l'intégrité des données. Elle a donné lieu à la publication de nombreux documents d'orientation, notamment :
- Projet de guide de la Food and Drug Administration (FDA) : « Intégrité des données et conformité aux BPF – Guide à l’intention de l’industrie »
- Agence de réglementation des médicaments et produits de santé (MHRA) – « Guide sur l’intégrité des données GxP »
- Schéma de coopération en matière d’inspection pharmaceutique (PIC/S) – Projet de lignes directrices : « Bonnes pratiques pour la gestion et l’intégrité des données dans les environnements réglementés BPF/BPD »
- Projet de lignes directrices de l’organisation mondiale de la santé (OMS) : « Lignes directrices sur l’intégrité des données »
La vague suivante : de la validation à l’assurance
Le dernier changement d'orientation réglementaire concernant les enregistrements électroniques réside dans le passage du CSV (Computer Systems Verification) au CSA (Computer Systems Assurance). Ces changements et les directives réglementaires qui s'y rapportent, telles que la partie 11, visaient à aider les entreprises à s'adapter à l'émergence de l'informatique en nuage. Celle-ci a permis d'utiliser des serveurs distants en réseau, hébergés sur Internet, pour traiter, gérer et stocker les données. Cette dernière évolution a mis en évidence les risques inhérents aux systèmes informatisés dont les stratégies de documentation ont été conçues pour des équipements mécaniques.
Même si ces changements dans le domaine réglementaire ont semblé être des événements distincts, ils sont en réalité liés. Toutes reposaient sur le croisement entre les préoccupations existantes en matière de bonnes pratiques (GxP) et l'évolution technologique. La partie 11 du titre 21 du CFR a permis d’atténuer les risques liés au passage des enregistrements papier aux enregistrements électroniques. Les modifications apportées aux bonnes pratiques de distribution (BPD) ont octroyé une responsabilité égale à toutes les personnes associées à un produit, depuis la manutention des matières premières jusqu'à la distribution des produits finis.
Les recommandations relatives à l'intégrité des données nous invitent à adopter une approche globale de l'enregistrement, de la communication et du stockage des données. L’assurance des systèmes informatisés se concentre sur le test des logiciels et des systèmes afin d’assurer l’efficacité et la sécurité des produits. C'est ainsi qu'en 2020, la Food and Drug Administration (FDA) a annoncé la publication d'un nouveau projet de lignes directrices : « Assurance des logiciels destinés à la fabrication, aux opérations et aux systèmes qualité ».
Établir des liens
Au fil des ans, les secteurs soumis aux normes GxP ont réagi séparément à chaque vague de changements réglementaires. Certaines entreprises, souvent en réaction à des mesures coercitives, ont tenté de colmater les failles potentielles de leurs systèmes au moyen d'audits ciblés. Dans le cadre des audits, une attention croissante est accordée aux enregistrements et signatures électroniques (ERES), à la validation des systèmes et à l'intégrité des données.
Cependant, trop souvent, le processus d'audit pousse à se concentrer sur la conformité pour la conformité elle-même.
Il est utile de se rappeler que la partie 11 du titre 21 CFR n’a pas été créée dans le but d’établir la conformité à ses propres directives. Son objectif était de relier les signatures manuscrites ou électroniques à leurs enregistrements respectifs et de garantir l'authenticité des documents et des signatures créés par voie électronique. C’est une distinction importante.
Malgré cela, peu après sa publication, les entreprises ont commencé à demander aux fournisseurs si leurs systèmes étaient conformes à la partie 11. Or, la partie 11 du titre 21 du CFR ne s'applique pas aux fournisseurs de systèmes. Le règlement s'applique à l'application réglementée et à l'entreprise qui en est responsable. De plus, la conformité effective d'un système dépend de la manière dont il est utilisé. Une meilleure question à poser à un fournisseur de systèmes serait : « Si nous choisissons votre système, pourrons-nous l’utiliser de manière conforme à la partie 11 du titre 21 CFR ? »
Réexamen de la partie 11 du titre 21 du CFR
Toute démarche visant à comprendre comment se conformer à la partie 11 du titre 21 du CFR doit commencer par le règlement lui-même. Celui-ci compte à peine plus de deux pages et se divise en trois sous-parties.
- Sous-partie A : « Dispositions générales »
- Sous-partie B : « Enregistrements électroniques » avec 4 sections
- Section 11.10 : Contrôles pour les systèmes fermés
- Section 11.30 : Contrôles pour les systèmes ouverts
- Section 11.50 : Manifestations de signatures
- Section 11.70 : Lien entre la signature et l’enregistrement
- Sous-partie C : « Signatures électroniques »
Dans les systèmes de surveillance environnementale tels que le système de surveillance continue (CMS) viewLinc de Vaisala, la sous-partie A n'est pas particulièrement pertinente, à l'exception de trois définitions :
- Système fermé : environnement dans lequel l'accès au système est contrôlé par les personnes responsables du contenu des enregistrements électroniques stockés dans ce système.
- Enregistrement électronique : toute combinaison de texte, de graphiques, de données, d'éléments audio, d'images ou d'autres informations archivées, consultées ou diffusées par un système.
- Signature électronique : ensemble de données comprenant tout symbole ou toute série de symboles utilisés, adoptés ou autorisés par une personne en tant qu’équivalent juridiquement contraignant de sa signature manuscrite.* Représentation sous forme numérique qui est créée, modifiée et conservée.
« Les personnes qui utilisent des systèmes fermés pour la gestion des enregistrements électroniques doivent mettre en place des procédures et des contrôles visant à protéger l'authenticité, l'intégrité et la confidentialité de ces enregistrements, et à garantir que les enregistrements signés ne puissent pas faire l'objet d'un déni d'auteur. »
Extrait de la section 11.10 : Contrôles pour des systèmes fermés
Ces définitions nous permettent de préciser comment la partie 11 du titre 21 du CFR s'applique aux systèmes de surveillance environnementale utilisés dans le cadre d'une application soumise à la réglementation GxP :
- Les données contenues dans le système sont considérées comme des enregistrements électroniques.
- La sous-partie B, section 11.10, s’applique car les systèmes de surveillance sont des systèmes fermés.
- La section 11.30 ne s’applique pas à un système de surveillance, car elle concerne les systèmes ouverts.
- La sous-partie C, ainsi que le reste de la sous-partie B (11.50 et 11.70), peuvent ne pas s’appliquer, car les systèmes de surveillance n’utilisent généralement pas de signatures électroniques pour l’examen des données.
La section de la partie 11 directement liée à un système de surveillance continue est la section 11.10 : « Contrôles pour les systèmes fermés ».
Dans un système de surveillance, les « procédures et contrôles » désignent les méthodes utilisées pour garantir l'authenticité, l'intégrité et la confidentialité des enregistrements.
Les procédures et contrôles, par ordre d’importance, proviennent de trois sources :
- Actions effectuées par un utilisateur du système.
- Fonctions intégrées au logiciel.
- Services fournis par le fournisseur.
Il convient de noter que les procédures et les contrôles mis en œuvre par un utilisateur du système constituent l'essentiel des activités de mise en conformité avec la partie 11.
Les procédures et contrôles applicables aux systèmes fermés au titre de la partie 11 sont les suivants :
- Validation : produire des copies fidèles et complètes, sous forme lisible par l'homme et sous forme électronique.
- Protection des enregistrements afin d'assurer leur récupération précise et facile pendant toute la période de conservation.
- Limiter l’accès au système aux personnes dûment autorisées.
- Piste d’audit.
- Contrôles opérationnels du système afin de garantir le respect de l'ordre des événements et des étapes.
- Contrôles d'autorisation afin de garantir que seules les personnes autorisées peuvent utiliser le système ou effectuer l'opération en question. Contrôles des appareils pour vérifier la validité des données saisies.
- Formation
- Politiques écrites visant à responsabiliser les utilisateurs quant aux actions entreprises et aux enregistrements créés par voie électronique.
- Contrôles relatifs à la documentation du système, notamment :
- Documentation relative au fonctionnement et à la maintenance du système.
- Procédures de révision et de contrôle des modifications relatives à l'élaboration et à la modification de la documentation du système.
Le tableau ci-dessous indique comment chaque procédure et méthode de contrôle est mise en œuvre : par le logiciel système, par les utilisateurs du système ou par les deux. Les majuscules indiquent que la responsabilité fonctionnelle est principale ; les minuscules qu'elle est secondaire.
| Élément | Procédures utilisateur | Fonction logicielle | Service fournisseur |
| Validation | OUI | oui | |
| Copies complètes | OUI | ||
| Protection des enregistrements | OUI | oui | |
| Limiter l’accès au système | OUI | ||
| Piste d'audit | oui | OUI | |
| Contrôles opérationnels | oui | OUI | |
| Contrôles d’autorisation | oui | OUI | |
| Contrôles des appareils | OUI | ||
| Formation | OUI | oui | |
| Politiques écrites | OUI | ||
| Contrôles relatifs à la documentation du système | OUI |
Nous pouvons examiner chaque élément et préciser davantage dans quels cas la conformité à la partie 11 du titre 21 du CFR dépend des actions de l'utilisateur, des fonctions logicielles ou d'une combinaison des deux.
Procédures et contrôles
Le système viewLinc de Vaisala a été conçu pour simplifier la protection des données et l'accessibilité des enregistrements. Le logiciel y parvient de deux manières : en réduisant considérablement la taille des enregistrements de données et en garantissant que les versions du logiciel sont toujours rétrocompatibles. Dans viewLinc, la taille réduite des enregistrements permet de stocker les données dans la base de données pour un accès facile, plutôt que de les exporter vers une archive. La rétrocompatibilité garantit que les enregistrements viewLinc resteront toujours accessibles, quelle que soit la version future du logiciel.
Validation :
La validation est un élément coûteux de la mise en conformité. Elle ne peut être efficace que si l’utilisateur applique des procédures en vue de guider l’effort de validation. Ainsi, les procédures de validation sont une exigence dans les secteurs soumis aux normes GxP. De nombreux systèmes de surveillance environnementale proposent des options permettant de simplifier la validation. Par exemple, le système viewLinc dispose d'un document standard relatif à la qualification d'installation et à la qualification opérationnelle (IQOQ). Dans certaines régions, Vaisala peut proposer un service d’exécution de validation. Les services de validation des fournisseurs de systèmes permettent d'économiser des ressources internes.
Produire des copies fidèles et complètes, sous forme lisible par l'homme et sous forme électronique :
Cette exigence est l'une des deux qui ne peuvent être satisfaites que par le logiciel d'un système. Un système de surveillance doit générer des copies complètes et lisibles par l’homme des enregistrements électroniques. Heureusement, cette exigence fait également partie des fonctions essentielles de tout système de surveillance conçu pour fonctionner dans le cadre d'une application conforme aux normes GxP.
Protection des enregistrements afin d’assurer leur récupération précise et facile pendant toute la période de rétention des enregistrements :
La protection des enregistrements repose principalement sur les procédures mises en œuvre par un utilisateur du système ou par son équipe informatique. S'il est nécessaire de protéger les données contre toute suppression depuis l'application elle-même, la protection à long terme des données relève en réalité des procédures informatiques qui respectent les meilleures pratiques en matière de sauvegarde, de stockage et d'archivage des données.
Limiter l'accès au système aux personnes autorisées :
Cette exigence est satisfaite par une procédure utilisateur. Des procédures doivent être mises en place pour limiter l'accès au système et à l'installation faisant l'objet de la surveillance. Cela revêt une importance particulière dans le cadre d'un système de surveillance, où les données sont collectées par des enregistreurs de données répartis dans l'ensemble d'un site, dans des zones présentant des niveaux de sécurité variables. Limiter l'accès physique aux seules personnes autorisées est une norme dans presque tous les sites soumis aux normes GxP ; le respect de cette exigence ne nécessite donc que rarement un effort supplémentaire.
Pistes d'audit :
La piste d'audit est une exigence essentielle de la Partie 11 qui ne peut être satisfaite que par une fonctionnalité logicielle. Le système de surveillance doit disposer de cette fonction pour tracer tous les événements qui créent, altèrent, modifient ou suppriment des enregistrements dans le système. Cependant, les pistes d’audit sont insuffisantes sans un examen régulier. Peu importe que la piste d'audit enregistre les modifications apportées aux données si personne ne consulte cette piste pour constater que les données ont été modifiées.
Contrôles opérationnels du système visant à garantir le respect de l'ordre des événements et des étapes
Ce contrôle est important pour les systèmes dont les flux de travail sont complexes. Dans un système de surveillance classique tel que viewLinc, le déroulement des opérations est assez simple et varie peu d'une application à l'autre. Le logiciel viewLinc comporte des flux de travail en tant que fonction logicielle, permettant aux utilisateurs de modéliser leur procédure sur le flux de travail préexistant. Cela se comprend, car certaines entreprises ne considèrent pas les procédures de surveillance comme un domaine de compétence stratégique dans lequel la personnalisation du flux de travail leur apporterait un avantage concurrentiel.
Idéalement, un système de surveillance ne devrait pas nécessiter de personnalisation, et un système normalisé permet de gagner du temps lors de la validation. Cela ne doit toutefois pas donner un faux sentiment de sécurité. Dans le système viewLinc, les étapes du flux de travail sont imposées. Cependant, les administrateurs des systèmes de surveillance ont toujours besoin de procédures opérationnelles (SOP) pour guider les utilisateurs.
Contrôles d’autorité afin de garantir que seules les personnes autorisées peuvent utiliser le système ou effectuer l’opération en question
En règle générale, les contrôles d'autorisation utilisent des noms d'utilisateur et des mots de passe qui permettent d'accéder au système grâce à des profils utilisateur définissant les droits d'accès au sein de celui-ci. Les contrôles d'autorisation dépendent des caractéristiques de sécurité intégrées au système sous forme de fonctions logicielles. Toutefois, la mise en œuvre effective de cette exigence dépend d'une procédure permettant de définir les rôles des utilisateurs afin que les droits d'accès puissent être correctement attribués. Les utilisateurs auront également besoin d'une politique de sécurité générale pour définir les exigences en matière de complexité des mots de passe, de durée de validité de ceux-ci et d'autres paramètres de sécurité.
Contrôles des appareils afin de vérifier la validité des données saisies
Les contrôles des appareils constituent la deuxième des deux exigences qui ne peuvent être satisfaites que par une fonctionnalité logicielle. Dans le logiciel viewLinc, un appareil ne peut envoyer des données au système que s'il utilise le protocole approprié et s'il a été préalablement identifié comme un appareil légitime par un administrateur système viewLinc. Cette fonction étant généralement intégrée à un système de surveillance, il ne devrait pas être nécessaire de recourir ici à une procédure utilisateur.
Formation
Cette exigence ne peut être satisfaite que par une procédure utilisateur. La procédure doit permettre de vérifier que les utilisateurs du système ont reçu une formation à son utilisation. Souvent, les fournisseurs de systèmes proposent des services de formation, à l'instar de Vaisala dans le cadre du programme d'assistance de viewLinc : le contrat de maintenance sur tout le cycle de vie. Cependant, les logiciels peuvent faciliter la formation. Le logiciel viewLinc comporte des indications à l’écran appelées « visites guidées ». Les visites guidées apportent des conseils sur les tâches courantes. En suivant une visite guidée, l’utilisateur réalise la tâche souhaitée.
Politiques écrites visant à responsabiliser les utilisateurs quant aux actions entreprises et aux enregistrements créés dans les systèmes électroniques
Une politique ou une procédure destinée aux utilisateurs permettra de satisfaire à cette exigence. Cependant, un logiciel conçu pour un environnement régulé peut aider. Par exemple, le logiciel viewLinc garantit que les utilisateurs ne peuvent pas supprimer accidentellement un enregistrement ni modifier des données brutes. De plus, toutes les actions des utilisateurs sont enregistrées dans le journal d’événements de viewLinc. En cas de problème, viewLinc fournit un historique de toutes les actions effectuées.
Contrôles relatifs à la documentation du système
Un système de surveillance doit être accompagné d’un guide de l'utilisateur complet et d’une aide en ligne. Mais cela ne représente qu'une petite partie de la documentation du système. Cette exigence couvre également les enregistrements et les documents générés lors de la mise en œuvre et de la maintenance du système, tels que la documentation de validation et les procédures opérationnelles (SOP). Ces documents sont généralement contrôlés par des procédures utilisateur pour le stockage protégé, le contrôle des modifications et le contrôle des révisions. Cette démarche s'effectue généralement en collaboration avec le service d'assurance qualité de l'entreprise, chargé de la documentation.
La conformité : un objectif commun, une responsabilité individuelle
La conformité à la partie 11 du titre 21 du CFR et à d’autres réglementations est un effort conjoint entre un système et ses utilisateurs. Les utilisateurs doivent bien connaître cette réglementation, qui est concise, mais dont l'interprétation peut s'avérer difficile : il convient en effet de déterminer dans quelle mesure elle s'applique aux procédures internes et dans quelle mesure elle concerne les fonctionnalités logicielles.
Cependant, la responsabilité fondamentale de la conformité aux exigences réglementaires repose principalement sur les procédures utilisateur qui définissent la manière dont un système est déployé, utilisé et maintenu. Cela constitue la base de la conformité de tous les systèmes GxP.
Il est important que tout système utilisé dans une application soumise à la réglementation GxP soit conçu pour permettre les activités de conformité. De nombreux systèmes intègrent les fonctionnalités attendues, mais celles-ci ne suffisent jamais, à elles seules, à satisfaire aux exigences de la partie 11 du titre 21 du CFR.
Le logiciel viewLinc a été conçu pour aider les organisations à se mettre en conformité en simplifiant les procédures. Conçu pour fonctionner dans des environnements soumis aux normes GxP, le système de surveillance continue viewLinc de Vaisala comprend des protocoles de validation complets, plusieurs niveaux de sécurité et des fonctionnalités de piste d'audit à sécurité intégrée.