Kutsu Vaisala Oyj:n varsinaiseen yhtiökokoukseen Julkaistu: 08. Helmi 2017 Pörssitiedotteet Vaisala Oyj Pörssitiedote 8.2.2017 klo 14.30 Kutsu Vaisala Oyj:n varsinaiseen yhtiökokoukseen Vaisala Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään tiistaina 28.3.2017 klo 18.00 alkaen Vaisala Oyj:n pääkonttorissa, Vanha Nurmijärventie 21, 01670 Vantaa. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen alkaa klo 17.00. A. VARSINAISESSA YHTIÖKOKOUKSESSA KÄSITELTÄVÄT ASIAT Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat: 1. Kokouksen avaaminen 2. Kokouksen järjestäytyminen 3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen 4. Kokouksen laillisuuden toteaminen 5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen 6. Vuoden 2016 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen Toimitusjohtajan katsaus Tilintarkastajan katsaus 7. Tilinpäätöksen vahvistaminen 8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että vuodelta 2016 maksetaan osinkoa 1,00 euroa osakkeelta. Osinko maksetaan osakkeenomistajalle, joka on osingonmaksun täsmäytyspäivänä 30.3.2017 merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Hallitus esittää, että osinko maksetaan 6.4.2017. 9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle 10. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että valittaville hallituksen jäsenille maksettavat vuosipalkkiot vuoden 2018 varsinaiseen yhtiökokoukseen päättyvältä toimikaudelta pysyvät ennallaan: hallituksen puheenjohtajalle 45 000 euroa ja muille hallituksen jäsenille kullekin 35 000 euroa. Vuosipalkkiosta noin 40 % maksetaan markkinoilta hankittavina Vaisala Oyj:n A-sarjan osakkeina ja loput rahana. Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle lisäksi, että tarkastusvaliokunnan puheenjohtajalle maksetaan kokouspalkkiona 1 500 euroa per osallistuttu kokous ja että kullekin tarkastusvaliokunnan jäsenelle, palkitsemis- ja henkilöstövaliokunnan tai muun hallituksen perustaman valiokunnan puheenjohtajalle ja kullekin jäsenelle maksetaan 1 000 euroa per osallistuttu kokous toimikaudelta, joka päättyy vuoden 2018 varsinaiseen yhtiökokoukseen. Kokouspalkkiot maksetaan rahana. 11. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen Osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 10 prosenttia kaikista yhtiön äänistä, ovat ilmoittaneet esittävänsä varsinaiselle yhtiökokoukselle, että yhtiön hallituksen jäsenten lukumääräksi vahvistetaan kahdeksan (8). Jäsenten lukumäärää koskeva ehdotus liittyy kiinteästi jäljempänä kohdassa 12 esitettävään samojen osakkeenomistajien ehdotukseen hallituksen jäsenten valitsemiseksi. 12. Hallituksen jäsenten valitseminen Hallituksen jäsenistä erovuorossa ovat Mikko Niinivaara, Pertti Torstila ja Raimo Voipio. Osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 10 prosenttia kaikista yhtiön äänistä, ovat ilmoittaneet esittävänsä varsinaiselle yhtiökokoukselle Mikko Niinivaaran, Pertti Torstilan ja Raimo Voipion uudelleenvalintaa ja että hallitukseen valittaisiin lisäksi uutena jäsenenä Petri Castrén. Yhtiöjärjestyksen hallituksen jäsenten toimikautta koskevien määräysten johdosta Petri Castrén valittaisiin vuoden 2019 varsinaiseen yhtiökokoukseen päättyvälle toimikaudelle ja muut valittavaksi ehdotetut jäsenet vuoden 2020 varsinaiseen yhtiökokoukseen päättyvälle toimikaudelle. Edellä mainitut ehdokkaat ovat antaneet suostumuksensa valintaan, ja heidän henkilötietonsa ovat nähtävillä yhtiön verkkosivuilla osoitteessa www.vaisala.fi/sijoittajat. 13. Tilintarkastajien palkkiosta päättäminen Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että tilintarkastajan palkkio maksetaan laskun mukaisesti. 14. Tilintarkastajien valitseminen Tarkastusvaliokunnan suositukseen perustuen hallitus ehdottaa, että yhtiön tilintarkastajaksi valitaan uudelleen tilintarkastusyhteisö Deloitte & Touche Oy, joka on ilmoittanut, että päävastuullisena tilintarkastajana toimii KHT Merja Itäniemi. 15. Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien A-sarjan osakkeiden suunnatusta hankkimisesta Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään enintään 200 000 yhtiön oman A-sarjan osakkeen suunnatusta hankkimisesta yhdessä tai useammassa erässä yhtiön vapaaseen omaan pääomaan kuuluvilla varoilla. Osakkeet hankitaan muuten kuin osakkeenomistajien omistamien osakkeiden suhteessa NASDAQ Helsinki Oy:n järjestämässä julkisessa kaupankäynnissä hankintahetken markkinahintaan (suunnattu hankkiminen). Osakkeet hankitaan ja maksetaan NASDAQ Helsinki Oy:n ja Euroclear Finland Oy:n sääntöjen mukaisesti. Osakkeita hankitaan käytettäväksi vastikkeena mahdollisissa yrityshankinnoissa tai muissa yhtiön liiketoimintaan kuuluvissa järjestelyissä, investointien rahoittamiseksi, osana yhtiön kannustinjärjestelmää tai yhtiöllä pidettäväksi, muutoin luovutettaviksi tai mitätöitäviksi. Hallitus valtuutetaan päättämään omien osakkeiden hankkimisesta kaikilta muilta osin. Valtuutuksen ehdotetaan olevan voimassa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka, kuitenkin enintään 28.9.2018 saakka. Valtuutus korvaa aiemman varsinaisen yhtiökokouksen 5.4.2016 antaman valtuutuksen omien A-sarjan osakkeiden suunnatuksi hankkimiseksi. 16. Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden luovuttamisesta Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään yhtiön hallussa olevien omien osakkeiden luovuttamisesta seuraavasti: Valtuutus koskee vain yhtiön hallussa olevia A-sarjan osakkeita. Valtuutuksen kohteena on enintään 568 344 osaketta, mikä vastaa noin 3,83 prosenttia yhtiön kaikista A-sarjan osakkeista ja noin 3,12 prosenttia yhtiön kaikista osakkeista. Omien osakkeiden luovuttaminen voi tapahtua osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta poiketen (suunnattu anti). Osakkeita voidaan luovuttaa suunnatusti maksutta osana yhtiön osakepohjaista kannustinjärjestelmää. Hallitus voi käyttää valtuutusta myös yhtiön hallussa olevien omien osakkeiden merkitsemiseen oikeuttavien erityisten oikeuksien antamiseen. Osakkeiden merkintähinta voidaan maksaa rahan sijasta myös kokonaan tai osittain apporttiomaisuudella. Hallitus valtuutetaan päättämään kaikista muista omien osakkeiden luovuttamisen ehdoista. Valtuutuksen ehdotetaan olevan voimassa 28.3.2022 saakka. Valtuutus korvaa aiemman varsinaisen yhtiökokouksen 5.4.2016 antaman valtuutuksen omien osakkeiden luovuttamiseksi. 17. Päätös siitä, että Vaisala Oyj:n yhteisellä arvo-osuustilillä olevien niin sanottujen isännättömien osakkeiden osalta oikeus arvo-osuusjärjestelmään kuuluvaan osakkeeseen ja siihen perustuvat oikeudet on menetetty Kun Vaisala Oyj:n osakkeet liitettiin arvo-osuusjärjestelmään 22.10.1994, osakkeenomistajien tuli esittää osakekirjansa ja pyytää osakkeiden kirjaamista arvo-osuustililleen yhtiökokouksen arvo-osuusjärjestelmään siirtymistä koskevassa päätöksessä määritellyn kirjaamisajan puitteissa, eli vanhan osakeyhtiölain (734/1978) 3 a luvun 2 §:n tarkoittamaan ilmoittautumispäivään 21.10.1994 mennessä. Vanhan osakeyhtiölain 3 a luvun 3 §:n mukaisesti arvopaperikeskus avasi yhtiön nimissä yhteisen arvo-osuustilin niille osakkeenomistajille, jotka eivät esittäneet osakekirjaansa ja pyytäneet osakkeidensa kirjaamista edellä mainittuun ilmoittautumispäivään mennessä. Nykyisen osakeyhtiölain voimaanpanosta annetun lain (21.7.2006/625) 8 §:n 2 momentin mukaan yhtiökokous voi nykyisen osakeyhtiölain (21.7.2006/624) 4 luvun 10 §:n 2 momentissa tarkoitetulla tavalla päättää, yhteisellä arvo-osuustilillä olevia osakkeita koskien, oikeuden arvo-osuusjärjestelmään kuuluvaan osakkeeseen ja siihen perustuvien oikeuksien menettämisestä sen jälkeen, kun kymmenen vuotta on kulunut ilmoittautumispäivästä ja nykyisen osakeyhtiölain voimaantulosta, minkä päätöksen jälkeen menetettyyn osakkeeseen sovelletaan yhtiön hallussa olevia omia osakkeita koskevia säännöksiä. Nykyinen osakeyhtiölaki tuli voimaan 1.9.2006. Hallitus ehdottaa, että varsinainen yhtiökokous päättää osakeyhtiölain 4 luvun 10 §:n 2 momentin mukaisesti, että oikeus Vaisala Oyj:n yhteiselle arvo-osuustilille kirjattuihin osakkeisiin ja niihin perustuviin oikeuksiin on menetetty ja että hallitus valtuutetaan ryhtymään kaikkiin kyseisen päätöksen edellyttämiin toimenpiteisiin. 7.2.2017 yhteistilillä oli 4 820 osaketta, joista 4 800 oli A-sarjan osakkeita ja 20 K-sarjan osakkeita, mikä vastaa 0,03 prosenttia yhtiön kaikista osakkeista. Osakeoikeuksien menettäminen koskisi niitä osakkeita, jotka ovat yhteistilillä, ja joiden osalta osakkeenomistajan oikeuksien kirjaamista osakkeenomistajan arvo-osuustilille ei ole pyydetty ja oikeuksien kirjaamista varten tarvittavia asiakirjoja toimitettu osakkeenomistajan tilinhoitajayhteisön käsiteltäväksi viimeistään ennen varsinaisen yhtiökokouksen alkamista eli ennen klo 18.00 tiistaina 28.3.2017. Osakkeet, joiden kirjaamista osakkeenomistajan arvo-osuustilille on edellä esitetyllä tavalla pyydetty ennen varsinaisen yhtiökokouksen alkamista ja jotka on kirjattu osakkeenomistajan arvo-osuustilille 30.6.2017 mennessä, eivät kuitenkaan ole edellä mainitun oikeuksien menettämisen kohteena. 18. Kokouksen päättäminen B. YHTIÖKOKOUSASIAKIRJAT Edellä mainitut yhtiökokouksen asialistalla olevat hallituksen ehdotukset sekä tämä kokouskutsu ovat osakkeenomistajien nähtävillä Vaisala Oyj:n internetsivuilla osoitteessa www.vaisala.fi/sijoittajat tämän yhtiökokouskutsun päivämäärästä lähtien. Vaisalan Oyj:n tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus ovat saatavilla mainituilla internetsivuilla viimeistään 3.3.2017. Hallituksen ehdotukset ja tilinpäätösasiakirjat ovat myös saatavilla yhtiökokouksessa, yhtiön pääkonttorissa Vantaalla, osoitteessa Vanha Nurmijärventie 21, ja niistä lähetetään pyynnöstä jäljennökset osakkeenomistajille. C. OHJEITA YHTIÖKOKOUKSEEN OSALLISTUJILLE 1. Osallistumisoikeus ja ilmoittautuminen Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on 16.3.2017 merkittynä osakkeenomistajaksi Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua yhtiölle viimeistään 23.3.2017 klo 16.00. Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua: Vaisalan internetsivujen kautta osoitteessa www.vaisala.fi/sijoittajat sähköpostiosoitteeseen [email protected] puhelimitse numeroon (09) 8949 2201 arkisin klo 9.00-11.00 välisenä aikana. Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus. Osakkeenomistajien Vaisala Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä. 2. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa. Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan alkuperäisinä osoitteeseen Vaisala Oyj, Päivi Aaltonen, PL 26, 00421 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen [email protected] ennen ilmoittautumisajan päättymistä. 3. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan viivytyksettä pyytämään omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisö ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, merkittäväksi yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon viimeistään 23.3.2017 klo 10.00 mennessä. 4. Muut ohjeet / tiedot Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista. Vaisala Oyj:llä on kokouskutsun päivämäärällä 8.2.2017 yhteensä 18 218 364 osaketta, jotka jakautuvat 3 389 351 K-sarjaan kuuluvaan osakkeeseen ja 14 829 013 A-sarjaan kuuluvaan osakkeeseen. Yhtiön hallussa oli omia A-sarjan osakkeita 378 967 kappaletta. Kullakin K-sarjan osakkeella on yhtiökokouksessa kaksikymmentä (20) ääntä ja kullakin A-sarjan osakkeella yksi (1) ääni. Kaikkien osakkeiden yhteensä tuottama äänioikeuksien määrä ilman omia osakkeita on 82 424 483, josta K-sarjan osakkeet tuottavat 67 787 020 äänioikeutta ja A-sarjan osakkeet 14 637 463 äänioikeutta. Vantaalla 8.2.2017 Vaisala Oyj Hallitus Lisätietoja Kaarina Muurinen, talousjohtaja, puh. 040 577 5066, Vaisala Oyj Jakelu: NASDAQ Helsinki Keskeiset tiedotusvälineet www.vaisala.com Vaisala on maailman johtava ympäristön ja teollisuuden mittausratkaisuja tarjoava yritys. 80-vuotisen kokemuksensa avulla Vaisala mahdollistaa paremman elämänlaadun tarjoamalla kattavan valikoiman innovatiivisia havainto- ja mittaustuotteita ja palveluja meteorologian ja valittujen säästä riippuvaisten toimialojen sekä teollisuuden mittaustarpeisiin. Vaisalan pääkonttori sijaitsee Suomessa, ja yhtiön palveluksessa on noin 1 600 ammattilaista ympäri maailmaa. A-sarjan osakkeet on listattu NASDAQ Helsinki arvopaperipörssissä. www.vaisala.fi Kutsu Vaisala Oyj:n varsinaiseen yhtiökokoukseen
